Redfort – Centraal Dataportaal & CRM
Redfort verving losse Drive-bestanden door één operationeel portaal. Met 937 gecontroleerde records, leads en referentieprojecten is de database nu centraal doorzoekbaar.
[ TIMELINE ]
Januari 2026 – Februari 2026
[ CLIENT ]
Redfort BV
[ INDUSTRY ]
Data Structuur & Integratie
Sales & CRM Automation
[ CHALLENGE ]
De uitdaging
Redfort levert architecturale mesh-systemen en gebruikt projecten, kleuren, materialen, certificaten en technische documentatie dagelijks in verkoop en projectbegeleiding. Die informatie stond verspreid over Google Drive-mappen en losse bronbestanden. Medewerkers kenden de structuur, maar het systeem kende de relaties tussen lead, project, product en bestand niet.
Sales vond bewijs niet op het moment dat het nodig was. Voor een klantvraag moest iemand door mapniveaus en bestandsnamen zoeken naar een vergelijkbaar project, foto, kleurstaal of certificaat. Het resultaat hing af van wie wist waar een bestand stond.
Leads hadden geen gezamenlijke pipeline. Contacten uit CRO Funnel en de Leadinfo App stonden niet in één statusmodel. Daardoor ontbrak een gedeeld beeld van bron, eigenaar, opvolging en conversie.
Project- en productkennis was niet als data beschikbaar. Foto's, kleuren, toepassingen, materialen en technische kenmerken konden niet betrouwbaar worden gefilterd of hergebruikt in een dashboard of toekomstige automatisering.
Migreren zonder verlies was bedrijfskritisch. Een nieuw portaal had alleen waarde wanneer alle bestaande records, relaties en honderden foto's aantoonbaar mee overgingen. Een mooie interface boven een halve database was geen oplossing.
Klarifai moest dus eerst de informatiearchitectuur hard maken en daarna een werkplek bouwen waarin Redfort de data zelf kan onderhouden.
[ SOLUTION ]
De oplossing
Klarifai bouwde een productieportaal en CRM op een relationele database. Het systeem verbindt leads, projecten, productfamilies, materialen, kleuren, toepassingen, certificaten, documenten en media via expliciete taxonomieën en beheerflows.
De oude Drive-structuur naar een datamodel vertalen
Bronbestanden en mappen zijn geïnventariseerd, opgeschoond en gekoppeld aan
vaste entiteiten. De migratie bracht937 van 937records over. Validatie
controleerde aantallen en relaties in plaats van alleen te bevestigen dat een
importscript zonder foutmelding eindigde.Projectbewijs direct doorzoekbaar maken
68projecten met538foto's zijn als projectportfolio beschikbaar. Een
medewerker filtert op toepassing, projecttype, materiaal, kleur of andere
taxonomie en opent daarna foto's en specificaties vanuit hetzelfde record.Twee leadbronnen in één pipeline verenigen
259leads uit CRO Funnel en Leadinfo App staan in één beheeromgeving. De
gebruiker kan zoeken, filteren, status en eigenaar beheren en vanuit één
detailbeeld zien welke bron en opvolging bij een lead horen.Product- en technische kennis beheerbaar maken
Producten, families, materialen,
174kleurstalen, certificaten en downloads
hebben eigen beheerpagina's en relaties. Redfort kan taxonomieën toevoegen of
wijzigen en ziet waar een item wordt gebruikt voordat data wordt verwijderd.Dashboard en analytics op dezelfde bron laten draaien
Bezoek- en eventdata, KPI's en beheerstatistieken komen uit dezelfde backend
als de operationele records. Daarmee verdwijnt de discussie tussen een
spreadsheetcijfer en een portalcijfer en ontstaat een basis voor volgende
automatiseringen.
Rollen, validatie en foutafhandeling begrenzen beheeracties. De resultaatrij gebruikt uitsluitend de gecontroleerde migratieaantallen uit het projectmanifest; operationele tijdwinst wordt pas toegevoegd wanneer daar een afzonderlijke meting voor beschikbaar is.
937/937
Records gecontroleerd naar de nieuwe database
259
Leads uit CRO Funnel en Leadinfo verenigd
68 + 538
Projecten en foto's direct doorzoekbaar
