STB Kozijnen – Operational Automation
STB Kozijnen verbindt lead, planning, productie en oplevering in één workflow. Kantoor en monteurs werken vanuit één operationeel portaal met precies de juiste informatie.
[ TIMELINE ]
Q1 2026 – heden
[ CLIENT ]
STB Kozijnen
[ INDUSTRY ]
Operations & Workflow
Data Structuur & Integratie
Finance & Administration
[ CHALLENGE ]
De uitdaging
Een kozijnenproject gaat door veel handen voordat het is opgeleverd. Sales volgt een lead op en maakt een offerte, iemand valideert de opdracht, een inmeter legt maten en situatie vast, planning verdeelt mensen en materiaal en monteurs moeten op locatie precies weten wat verkocht en voorbereid is. Als iedere fase een eigen lijst of document gebruikt, verliest STB de samenhang tussen belofte, planning en uitvoering.
Kantoor zag geen gedeelde werkvoorraad. Leads, servicevragen, offertes, projecten, facturen en taken hadden verschillende statussen en eigenaren. Zonder één workflowoverzicht was niet snel zichtbaar welke validatie of planning de volgende stap blokkeerde.
Planning had meer nodig dan adressen op een kaart. Een montageroute bevat team, meerdere dagen, boxmateriaal, kraan of steiger, documenten en de exacte elementen per woning. Alleen een geoptimaliseerde volgorde zegt nog niet of een klus uitvoerbaar is.
De buitendienst miste context en bewijsflow. Monteurs hebben onderweg geen behoefte aan het volledige CRM, maar wel aan toegewezen planning, contactgegevens, werkbon, materialen, voor- en nafoto's, mutaties en uren. Die informatie moet mobiel leesbaar zijn en per project terugkomen op kantoor.
Voortgang mocht niet op losse telefoontjes leunen. Kantoor moet kunnen zien of een team is aangekomen, een afwijking heeft gemeld, uren heeft geregistreerd en de montage gereed heeft gemeld.
De opdracht was daarom niet “Airtable vervangen”, maar één operationele keten bouwen met een passende werkplek voor iedere rol.
[ SOLUTION ]
De oplossing
Klarifai bouwt voor STB een modulair operationeel platform met een kantoorportaal en een aparte mobiele field shell. Beide gebruiken dezelfde backend, projecten, rollen en statusovergangen, maar tonen alleen de acties die bij de gebruiker en fase horen.
Sales en service in één werkvoorraad
Prospects, serviceverzoeken, offertes en taken komen in gedeelde overzichten
met eigenaar, status, urgentie en volgende actie. Offertegegevens kunnen worden
gevalideerd voordat een gewonnen opdracht de planning in gaat; dashboards
tonen blockers in plaats van alleen totaalaantallen.Van gevalideerde opdracht naar uitvoerbaar project
Het projectdossier verbindt klant, locatie, elementen, documenten, inmeting,
productie, magazijn en facturatie. Kantoor kan zien welke stap gereed is en
welke informatie nog ontbreekt voordat een route of montage wordt gepubliceerd.Montageplanning met echte werkcontext
Een planner koppelt team of bestuurder, dagen, stops, starttijden, boxnummer,
extra materiaal, checklist en zichtbare documenten. Route- en duurinformatie
helpt bij de volgorde, terwijl waarschuwingen lange werkdagen en ontbrekende
field accounts zichtbaar maken.Een mobiele flow voor de monteur
De field-app toont alleen toegewezen montage en doorloopt drie fasen: aankomst,
werk en afronden. De monteur controleert scope en materiaal, legt verplichte
voorfoto's vast, meldt een mutatie, registreert uren en voegt nafoto's toe.
Zonder benodigde bewijsstap kan de flow niet ongemerkt als gereed worden gemeld.Oplevering terug naar kantoor
Gereedmelding, foto's, mutaties en uren blijven gekoppeld aan dezelfde montage.
Kantoor ziet de status direct in het portaal en kan vervolgacties voor service,
administratie of facturatie vanuit het projectdossier uitvoeren.Rollen en uitzonderingen expliciet maken
Admin, sales, planning en field-capabilities bepalen routes en acties. Geen
verbinding, ontbrekende werkbon, niet-toegewezen montage of onvolledige data
krijgt een duidelijke fout- of fallbackstatus in plaats van lege schermen.
De case beschrijft de huidige portal- en fieldcode. Resultaten zijn daarom uitgedrukt als aantoonbare keten, werkplekken en bewijsfasen. Het platform is actief in ontwikkeling en wordt per operationele fase met STB verder gehard.
1 keten
Van lead en offerte tot montage en oplevering
2 plekken
Kantoorportaal en rolgerichte mobiele field-app
3 fasen
Aankomst, werk en afronden met bewijsstappen
